1. Die im August 2010 eingeführte Software für den Sitzungsdienst bietet die Möglichkeit, weitgehend die Prozesse der politischen Meinungsfindung zu erfassen, zu verwalten, zu dokumentieren und im Internet darzustellen. Mit dem Gremieninformationssystem ist eine papierlose Korrespondenz zwischen Stadtrat und Verwaltung möglich.
Aus § 36 Abs. 3 SächsGemO ergibt sich aber, dass die Einberufung schriftlich, d.h. in Papierform, zu erfolgen hat. Diese Schriftformerfordernis gilt aber nicht für die Versendung der Stadtratsunterlagen. Mit Zustimmung der Stadträtinnen und Stadträte kann das papierlose Verfahren auf freiwilliger Basis einführt werden. Dazu ist es notwendig, die Geschäftsordnung des Stadtrates in § 1 anzupassen.
2. Des Weiteren ist es bereits Praxis, dass zu jeder Gremiensitzung eine Anwesenheitsliste ausgelegt ist. In dieser Liste hat jeder Sitzungsteilnehmer mit seiner Unterschrift seine Teilnahme an der Beratung zu dokumentieren, was Grundlage für die Zahlung der Aufwandsentschädigung ist. Dies soll jetzt auch ausdrücklich in § 4 Abs. 2 geregelt werden.
Die Änderungen sind jeweils rot geschrieben.
§ 38 Abs. 2 SächsGemO
§ 1 Abs. 1 erhält folgende Fassung:
„Der Stadtrat
beschließt über Ort und Zeit seiner regelmäßigen Sitzungen. Diese sollen mindestens einmal im Monat stattfinden. Die Einberufung
erfolgt schriftlich durch den Oberbürgermeister und muss den Mitgliedern des
Stadtrates mindestens 7 volle Kalendertage vor dem Sitzungstag zugehen. Mit der
gleichen Frist sind den Mitgliedern des Stadtrates die Verhandlungsgegenstände
auf schriftlichem oder – soweit sie dem ausdrücklich zugestimmt haben – auf
elektronischem Wege mitzuteilen. Dabei sind die für die Beratung erforderlichen
Unterlagen beizufügen, soweit nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte
Interesse Einzelner entgegenstehen.“
§ 4 wird zu § 4 Abs. 1 und ergänzt
durch folgenden neuen Abs. 2:
„Für jede Sitzung wird eine Anwesenheitsliste ausgelegt. In
diese Liste hat sich jeder Sitzungsteilnehmer persönlich einzutragen.“
Finanzielle Auswirkungen:
veranschlagt unter HH-Stelle |
- |
Belastungen im laufenden Jahr |
keine |
Belastungen der Folgejahre |
keine |