Stadt Zittau - Bürgerinformationsportal Beschluss zur Billigung der Imagebroschüre

Der Stadtrat der Großen Kreisstadt Zittau hat in seinem Beschluss Nr. 098/2016 (ergänzt durch 206/2016) beschlossen, die Broschüre „Zittau – Weltstadt der Oberlausitz“ qualifiziert durch einen Beileger bis zum 30.06.2017 weiter zu verteilen und parallel die Produktion einer neuen Imagebroschüre anzuschieben.

Der Beschluss sah vor, dass die Erstellung der neuen Broschüre durch eine Arbeitsgruppe aus Vertretern des Beirates Kultur und Tourismus begleitet wird.

Mit Mail vom 13. Juli 2016 hat Oberbürgermeister Thomas Zenker an die Mitglieder des Kultur- und Tourismusbeirates die weitere Vorgehensweise bis zur Vergabe sowie den vorgefertigten Ausschreibungstext vorgeschlagen.

In der Mail wurden die folgenden Personen für eine Mitarbeit in der Arbeitsgruppe vorgeschlagen:

1.) Dr. Peter Knüvener, Museumsdirektor

2.) Wiepke Steudner, Kulturreferentin

3.) Elke Otto, Leiterin Touristinformation

4.) Sven Rössel, Leiter Kreismusikschule

5.) Kathrin Scholz, Inhaberin Hotel Dresdner Hof Zittau

6.) Dietrich Thiele, Stadtrat, Vorsitzender des Sportbeirates

7.) Andreas Johne, Stadtrat

8.) Dorotty Szalma, Stadträtin

9.) Kai Grebasch, Verantwortlicher Stadtmarketing, Vorstandsmitglied Touristische Gebiets-gemeinschaft

In selber Mail wurde zudem vorgeschlagen, drei regionale Agenturen um Angebotsabgabe zu bitten. Diese drei Agenturen waren:

Redaktions- und Verlagsgesellschaft Neiße mbH, Zittau

Die Partner, Görlitz

Egmontmedien, Rietschen

Der Beirat erklärte sich mit dem Prozedere einverstanden.

Nach Eingang und fachlicher Auswertung der Angebote wurden den Mitgliedern der Arbeitsgruppe per Mail vom 24.08.2016 alle Angebote zur Prüfung übersandt und zudem der Vorschlag unterbreitet, die Agentur egmontmedien Rietschen mit der Produktion zu beauftragen, da sie mit einer Angebotssummer von 4.295,90 Euro (brutto) das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat.

Da alle drei Agenturen unabhängig voneinander in ihren Angeboten darauf hinwiesen, dass der Erstellungszeitraum sehr knapp und insbesondere im Hinblick auf die notwendige Produktion von neuem Bildmaterial auch jahreszeitbedingt problematisch ist, wurde der Arbeitsgruppe ebenfalls vorgeschlagen, den Zeitraum bis in das Frühjahr 2017 zu verlängern und den neuen Erscheinungstermin auf den 01.06.2017 zu setzen.

Die Mitglieder der AG stimmten dem Vergabevorschlag und der Verlängerung des Erstellungszeitraumes zu. Daraufhin folgte am 23.09.2016 die Vergabe an Egmontmedien, Rietschen.

Am 11.10.16 erfolgte eine erste fachliche Abstimmung zwischen Stadtmarketing und Auftragnehmer. Hierbei wurde abgestimmt, in der ersten Novemberwoche 2016 eine Zusammenkunft mit den Mitgliedern der Arbeitsgruppe einzuberufen und dort die konzeptionelle Ausrichtung der neuen Broschüre zu besprechen.

Am 17.10.2016 wurde der Beirat Kultur und Tourismus im Rahmen seiner regulären Sitzung über diese weitere Verfahrensweise informiert und erklärte sich damit einverstanden.

Am 07.11.2016 trat die Arbeitsgruppe zur ersten Beratung zusammen (4 von 9 AG Mitgliedern anwesend) und legte die konzeptionelle Ausrichtung der Broschüre fest, zudem wurde eine Zeitschiene für die weitere Arbeit besprochen.

Anfang Dezember wurden wie geplant die ersten beiden Textentwürfe der Agentur an die AG Mitglieder verschickt, welche einen ersten Eindruck von Tonalität und Erzählweise vermitteln sollten. Die Diskussion der Entwürfe erfolgte in Anwesenheit von OB Thomas Zenker am 12.12.2016 im Rahmen der zweiten Arbeitsgruppenberatung (6 von 9 AG Mitgliedern anwesend). Hier wurden Hinweise und Anmerkungen zu Erzählstil und Inhaltsdichte der Texte gegeben und die inhaltliche Ausrichtung diskutiert.

Im nächsten Schritt wurden nun die vollständigen Texte durch die Agentur erarbeitet und der AG zugänglich gemacht. Am 06.02.2017 (6 von 9 AG Mitgliedern anwesend) und am 03.03.2017 (5 von 9 AG Mitgliedern anwesend) wurde der komplette Text diskutiert und verabschiedet.

Danach erfolgt die Arbeit am Layout der Broschüre durch die beauftragte Agentur. Am 25.04.2017 wurde der Entwurf an alle Mitglieder der AG verteilt und um generelle Rückmeldung insbesondere aber zu fehlenden, gewünschten Bildmotiven zu geben. Auf der Grundlage der Rückmeldungen sind im letzten Schritt Bilder ausgetauscht, ergänzt bzw. anders angeordnet worden.

Das nun vorliegende Ergebnis wird dem Kultur- und Tourismusbeirat und dem Stadtrat zur Entscheidung vorgelegt. Nach entsprechender Beschlussfassung wird die Imagebroschüre digital veröffentlicht und die Druckfreigabe erteilt.

§28 SächsGemO

Der Stadtrat der Großen Kreisstadt Zittau billigt die vorliegende Imagebroschüre.

Bis zur Vorlage des neuen Druckerzeugnisses darf die bisherige Imagebroschüre mit Beileger weiter verteilt werden.